Mengapa Banyak Event Bermasalah Karena Komunikasi?

Mengapa Banyak Event Bermasalah Karena Komunikasi?

Ketika sebuah event mengalami keterlambatan, miskoordinasi, perubahan mendadak yang tidak tersampaikan, atau kesalahan teknis yang sebenarnya dapat dicegah, penyebabnya sering kali bukan karena kurangnya alat atau kurangnya tenaga kerja. Dalam banyak kasus, akar masalahnya justru berada pada komunikasi.

Industri event merupakan industri yang sangat bergantung pada komunikasi. Hampir setiap aktivitas melibatkan pertukaran informasi. Event Organizer berkomunikasi dengan klien. Vendor berkomunikasi dengan Event Organizer. Crew berkomunikasi dengan koordinator lapangan. Operator berkomunikasi dengan stage manager. Dokumentasi berkoordinasi dengan floor director. Bahkan keputusan kecil di lapangan dapat memengaruhi banyak pihak apabila tidak disampaikan dengan baik.

Karena itu, komunikasi bukan hanya keterampilan tambahan dalam event. Komunikasi adalah salah satu fondasi utama yang menentukan apakah sebuah produksi berjalan lancar atau justru menghadapi banyak kendala.

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah anggapan bahwa informasi yang sudah disampaikan berarti otomatis sudah dipahami. Padahal, menyampaikan informasi dan memastikan informasi dipahami adalah dua hal yang berbeda.

Misalnya, seorang PIC menyampaikan perubahan rundown melalui grup pesan singkat. Ia merasa sudah memberi tahu seluruh tim. Namun, tidak semua anggota tim membaca pesan tersebut. Sebagian membaca tetapi menafsirkan secara berbeda. Sebagian lagi menerima informasi terlambat karena sedang bekerja di lapangan. Akibatnya, ketika acara berlangsung, setiap orang bekerja dengan asumsi yang berbeda.

Situasi seperti ini sangat sering terjadi dalam produksi event.

Masalah komunikasi juga sering muncul karena terlalu banyak jalur instruksi. Vendor menerima arahan dari klien. Pada saat yang sama, vendor menerima arahan berbeda dari Event Organizer. Crew mendapat instruksi dari koordinator, tetapi kemudian ada perubahan dari pihak lain. Akibatnya, tim menjadi bingung menentukan arahan mana yang harus diikuti.

Karena itu, setiap event membutuhkan struktur komunikasi yang jelas. Harus ada PIC utama, jalur pelaporan, mekanisme konfirmasi, dan pihak yang memiliki kewenangan mengambil keputusan.

Dalam event, informasi tidak boleh bergerak secara liar. Semakin besar skala acara, semakin penting pengelolaan komunikasi. Informasi yang tidak terkontrol dapat menghasilkan kebingungan yang berdampak langsung pada kualitas pelaksanaan.

Selain struktur komunikasi, kejelasan pesan juga sangat penting. Banyak masalah muncul karena instruksi yang terlalu umum.

Misalnya, seseorang mengatakan:

"Lighting nanti disesuaikan saja ya."

Kalimat tersebut terdengar sederhana, tetapi memiliki banyak kemungkinan interpretasi. Disesuaikan dengan apa? Siapa yang menentukan? Kapan perubahan dilakukan? Bagaimana cue-nya?

Bandingkan dengan instruksi yang lebih spesifik:

"Pada saat pembicara utama naik panggung pukul 10.00, gunakan warna biru dan putih dengan intensitas 70 persen, lalu pindah ke warna hangat ketika sesi tanya jawab dimulai."

Instruksi kedua jauh lebih mudah dipahami dan dieksekusi.

Komunikasi yang baik dalam event membutuhkan kejelasan, ketepatan, dan relevansi. Tidak semua informasi perlu disampaikan kepada semua orang, tetapi setiap orang harus menerima informasi yang relevan dengan tugasnya.

Komunikasi juga tidak hanya terjadi secara verbal. Rundown, cue sheet, layout venue, checklist, SOP, dan notulen technical meeting merupakan bentuk komunikasi tertulis yang sangat penting. Dokumen-dokumen ini membantu mengurangi ketergantungan pada ingatan dan asumsi.

Dalam banyak event profesional, dokumentasi komunikasi menjadi bagian dari sistem kerja. Keputusan dicatat. Perubahan dikonfirmasi. Instruksi terdokumentasi. Dengan demikian, informasi tidak hilang begitu saja ketika situasi lapangan menjadi sibuk.

Komunikasi juga sangat berkaitan dengan waktu. Informasi yang benar tetapi terlambat disampaikan tetap dapat menimbulkan masalah.

Sebagai contoh, perubahan posisi panggung yang diberitahukan satu jam sebelum loading tentu memiliki dampak yang berbeda dibandingkan jika diinformasikan satu minggu sebelumnya. Karena itu, selain akurat, informasi juga harus disampaikan pada waktu yang tepat.

Dalam perspektif pendidikan nonformal, komunikasi merupakan kompetensi yang dapat dipelajari dan dikembangkan melalui pengalaman. Banyak pelaku event belajar berkomunikasi bukan dari ruang kelas, tetapi dari praktik lapangan. Mereka belajar bagaimana menyampaikan instruksi, bagaimana mendengarkan kebutuhan orang lain, bagaimana mengelola konflik, dan bagaimana membangun koordinasi dalam situasi yang dinamis.

Pengalaman lapangan mengajarkan bahwa komunikasi yang baik bukan tentang berbicara paling banyak. Komunikasi yang baik adalah kemampuan memastikan informasi yang tepat diterima oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Karena itu, setiap briefing, technical meeting, evaluasi, dan koordinasi lapangan sebenarnya merupakan ruang belajar komunikasi.

Pelaku event yang berpengalaman biasanya tidak hanya memahami aspek teknis pekerjaannya. Mereka juga memahami pentingnya komunikasi. Mereka tahu kapan harus bertanya. Mereka tahu kapan harus mengonfirmasi. Mereka tahu kapan harus melapor. Mereka memahami bahwa asumsi sering kali lebih berbahaya daripada bertanya.

Budaya komunikasi yang sehat juga membantu membangun hubungan kerja yang lebih baik. Vendor merasa dihargai karena menerima informasi yang jelas. Crew merasa lebih percaya diri karena memahami tugasnya. Event Organizer lebih mudah mengelola produksi karena alur koordinasi berjalan dengan baik. Klien pun merasakan dampaknya melalui pelaksanaan acara yang lebih tertata.

Sebaliknya, budaya komunikasi yang buruk sering memunculkan saling menyalahkan. Ketika terjadi masalah, setiap pihak merasa sudah menyampaikan informasi. Namun karena tidak ada sistem komunikasi yang jelas, tidak ada yang benar-benar mengetahui di mana informasi terputus.

Oleh sebab itu, komunikasi perlu dipandang sebagai bagian dari kompetensi profesional. Sama pentingnya dengan kemampuan teknis, penggunaan alat, atau penyusunan rundown.

Sekolah Event Indonesia memandang komunikasi sebagai salah satu keterampilan inti dalam industri event. Komunikasi yang baik membantu menghubungkan ide, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Komunikasi membantu pengalaman kerja menjadi lebih terarah dan kolaboratif.

Industri event Indonesia membutuhkan budaya komunikasi yang lebih terbuka, jelas, terdokumentasi, dan bertanggung jawab. Budaya yang tidak hanya fokus pada hasil akhir acara, tetapi juga memperhatikan bagaimana proses koordinasi berlangsung di sepanjang perjalanan produksi.

Karena pada akhirnya, banyak event tidak gagal karena kurangnya alat, kurangnya anggaran, atau kurangnya tenaga kerja. Banyak event bermasalah karena informasi yang seharusnya sampai tidak pernah benar-benar sampai.

BELAJAR • BERKOLABORASI • BERDAMPAK

Intinya, komunikasi merupakan fondasi utama dalam produksi event. Komunikasi yang jelas, tepat waktu, terdokumentasi, dan terarah membantu mengurangi kesalahan, memperkuat koordinasi, serta meningkatkan kualitas pelaksanaan acara.

Melalui Sekolah Event Indonesia, mari membangun budaya komunikasi yang lebih profesional agar setiap proses kerja menjadi lebih efektif, kolaboratif, dan berdampak bagi perkembangan industri event Indonesia.